На первом этапе стоит посчитать какое примерно количество детей придет на праздник. А также каков будет их возрастной разброс. Программы для детей 3-6 и 7-12 лет строятся по-разному: разная динамика и конкурсы, а также тематика.

Подумайте где будет проходить ваш праздник.

1. В офисе компании. Подойдет актовый зал, конференц-зал или фойе. Такой вариант поможет сэкономить бюджет, если площадь вашего офиса позволяет провести такой праздник.
2. На арендованной площадке. Больше пространства для активностей и декора. Но Новый год - это период максимальной загрузки на различных площадках. Поэтому этим вопросом стоит заниматься как можно раньше.

Также продумайте какая продолжительность праздника будет оптимальной. Сделать лучше один поток детей или разделить их на два.

В бюджет праздника необходимо включить:

1. Аренду площадки (при необходимости);
2. Программу с аниматорами;
3. Декор и оформление;
4. Кейтеринг;
5. Фото и/или видеосъемку;
6. Подарки для детей.

При выборе подрядчика для корпоративного мероприятия стоит обратить внимание на следующие пункты:

1. Опыт работы с юр.лицами. Формат работы может отличаться от частных праздников. Особенно при работе с большим количеством детей одновременно.
2. Реквизиты и документы. Уточните форму работы (ООО или ИП), систему налогообложения, НДС, наличие типового договора.
3. Возможность подстроить программу под разных возраст. Если дети на празднике будут из разных возрастных категорий, то программа должна учитывать эту особенность.
4. Отзывы. Наличие отзывов не только от частных, но и корпоративных клиентов поможет вам принять окончательное решение в пользу того или иного подрядчика.

Уточните у подрядчика какой пакет документов и в какие сроки он предоставляет. Есть ли у него ЭДО. А также как будет происходить оплата.
Этот вопрос лучше решить в начале работы с подрядчиком, а не после праздника. В декабре бухгалтерия, как правило, загружена закрытием года. И будет удобнее, если этот вопрос решить в более спокойный период.